Een CMS wordt in de eerste plaats aangewend omwille van hetinteractieve gebruik door een groot aantal content editors. Bv. desoftware voor de Wikipedia website is gebaseerd op een wiki, dat is eenspecial type van CMS.

De content bestaat uit computerbestanden, beelden, rich media bestanden, audio bestanden, elektronische documenten en webcontent. De idee achter een CMS is om dergelijke bestanden zowel inter-office als via het internet beschikbaar te maken. Een CMS zou daarom ook het meest als archief worden gebruikt. Om die reden gebruiken vele bedrijven een CMS ook om bestanden naamloos op te slaan.

Bedrijven gebruiken een CMS ook om gemakkelijk bestanden te delen, aangezien de meeste systemen gebruik maken van server-based software,met nog meer uitgebreide mogelijkheden tot beschikbaarheid van bestanden.